Чому не все те, що онлайн можна назвати заходом

І я поясню чому. Як організатор заходів, маю вам повідомити – наявність в ефірі двох, п’яти або п’ятнадцяти спікерів не робить вашу трансляцію онлайн-заходом в професійному сенсі слова. Як і в звичайному житті – в оффлайн-форматі, недостатньо просто зібрати в одній кімнаті людей, щоб назвати це заходом.

Так чого ж не вистачає?

Існує безліч різних програм і платформ, які технічно дозволяють провести онлайн-трансляцію, відеоконференцію і т.д., але це лише одна сторона медалі. Технічна. І чомусь більшість на ній і зупиняються. Так, згодна, для внутрішніх зустрічей або нарад цього цілком може бути достатньо. І zoom, і hangouts (як і багато інших) для цього відмінно підходять. Але якщо ми говоримо про повноцінний формат онлайн-заходів, то необхідно пам’ятати про всі складові.

1. Візуальна. Перша, і на мій погляд, найочевидніша.

• Камера. У всіх різне обладнання – лептопи, планшети, смартфони; веб-камери з різною роздільною здатністю і відповідно – якістю зображення, тому вкрай складно домогтися якісного відеоряду від всіх спікерів. В принципі, це ж стосується і звуку (його рівня, шумів та ін.).
• Світло. «Немає повісті сумнішої на світі, ніж повість про … неправильне світло» – якось так я б перефразувала класика.                                                                                                                                                            Напевно, ви помічали (жінки так точно), що в одних примірочних в магазинах ви здаєтесь пишнішими, ніж є насправді, не зважаючи на те, що ви вдягаєте, в інших – хоч мішок одягни – все одно богиня, в третіх- колір шкіри нагадує про існування 50-ти відтінків сірого, в четвертих – ви випромінюєте свіжість і здоров’я. Все це робить освітлення. І онлайн-виступи не виняток. Для відеотрансляції важливо правильно встановити світло, щоб у спікера не було зайвих мішків під очима, лисина не давала відблисків в камеру чи у вас випадково не утворився німб над головою.
• Фон. Так, часом цікаво поглянути на людину в її «природньому середовищі існування» – в домашній обстановці, але, повірте, на другий-третій раз відкривання дверей за спиною спікера або його домочадців на задньому плані починають дратувати. І навіть якщо у вас з нервами краще, ніж у мене, то, як мінімум, це все дуже відволікає увагу від головного – теми виступу. А якщо у вас кілька спікерів (і тим більше – коли їх кілька десятків)? Ця «неоднорідність фону» взагалі вбиває ідею цілісного сприйняття заходу, як продукту.

          Рішення:

• Орендуйте невелике приміщення, яке стане вам студією (або ж організуйте її прямо в офісі). Встановіть там необхідний фон (або брендвол), встановіть світло, налаштуйте камеру (або камери, якщо потрібно кілька ракурсів) і мікрофони. Обов’язково перевірте зображення «на виході». Для особливо просунутих – можна ще запросити візажиста (гримера), стиліста, психолога … і всіх, кого вважаєте за потрібне (або на що вистачить бюджету).
• Спікерів по черзі запросіть для виступу. У разі, якщо необхідно обговорення – формат панельної дискусії, то точно так само в цьому ж приміщенні можна встановити декілька комплектів обладнання з однаковими меблями для тих, хто виступає (на безпечній відстані один від одного під час карантину або ж в після-карантинний час – посадити всіх за одним столом) .
• Передбачте окреме приміщення, де спікер може готуватися, не заважаючи тим, хто вже виступає.
• Якщо частина спікерів все-таки не може бути присутня, відправте їм заздалегідь комплект обладнання (веб-камеру з високою роздільною здатністю, мікрофон, кільцеву лампу на стійці) + інструкції, як це все встановити. І знову – обов’язково протестуйте все «до», щоб не було соромно “під час” і нестерпно боляче «після».
• Якщо немає можливості відправити комплект обладнання (наприклад, перекриті всі кордони, не встигаєте з логістикою, спікер на іншому континенті) – надайте спікеру чіткі інструкції з технічними характеристиками і детальним описом того, що потрібно для трансляції. Це не гарантує, що він виконає їх в точності, але підвищує ваші шанси на отримання тієї картинки,  що ви запланували.
• Повноцінний онлайн-захід повинен передбачати синхронний переклад, якщо він міжнародий і розрахований на учасників з різних країн. Зараз наші партнери тестують формат онлайн-заходів, в якому 3 робочі мови і в кожну країну до відео ряду йде саме та мова в аудіо, яка відповідає національній мові країни. Я до того, що не бійтеся багатомовності і не обмежуйтеся однією-двома мовами, робіть заходи максимально зручними для ваших учасників.

2. Назву цю складову Психологічною.

Як відомо з офлайн заходів, не всі експерти є хорошими спікерами. Точно так само не всі професійні спікери публічних заходів мають гарні навички виступів перед камерою. Навіть спікери з багаторічним досвідом і багатим бекграундом, які запалюють стадіони, не завжди можуть виступати, не бачачи реакцію аудиторії і не відчуваючи віддачу.

Рішення: проведіть невеликий тренінг для спікерів, в ході якого поясніть, чим відрізняється робота на камеру від роботи з аудиторією, які є особливості. Що потрібно враховувати з психологічної точки зору, щоб і самому не губитися, і «зал качати». Це не так сильно позначиться на бюджеті заходу, але в декілька разів підвищить його якість і рівень виступів.

3. Іміджева або репутаційна складова.

Більшість заходів в B2B-сегменті – це маркетингові або PR-інструменти. Отже ніхто не відміняв спонсорську участь, підвищення впізнаваності бренду, збільшення продажів і т.д. Переходячи в онлайн формат, ми втрачаємо цілий ряд промо-опцій і можливостей. З іншого боку, цифровий формат відкриває нам новий світ медіа-можливостей.

Рішення: замініть в своїх спонсорських пакетах всі офлайнові опції на можливості онлайн. Ви можете брендувати ваш візуальний контент, «продавати» окремі блоки і брендувати їх атрибутикою спонсора, робити різні підводки, титри і т.д. Мені здається, тут благодатне поле для експериментів. А підглянути для початку я б радила у телевізійників.

4. А як же бути з Нетворкінгом?

Для багатьох учасників це найцінніше в ділових заходах. Можливість налагодити контакти, поспілкуватися з колегами і потенційними клієнтами, обговорити з експертами існуючі проблеми в неформальній обстановці.

Рішення: скажу відразу – однозначного рішення тут немає. Як любить повторювати мій колега, ми соціальні тварини і нам потрібні інші люди. Жоден месенджер або відеокамера навіть з найвищою роздільною здатністю не передасть тепла іншої людини, не створить «інтимності» моменту, коли (ділові) відносини починають зароджуватися.

Проте, суто технічно цю функцію реалізувати можна декількома способами:

• вже всім звичні чати з можливістю коментувати під відео.
• можливість для модератора включати того чи іншого учасника з відео-питанням в загальний відео-потік. Це дозволить ще й підвищити залученість учасників в процес.
• можливість створювати окремі закриті чати з конкретних питань / галузей (або за будь-яким іншим принциппом), де учасники могли б знайомитися і обговорювати актуальні питання.
• створювати групи, в котрі  додавати учасників випадковим чином на певний час, щоб перезнайомити між собою. Такий собі speed dating.
• в деяких програмах (наприклад, zoom) є можливість розділити учасників на окремі групи для виконання практичних завдань. Ця опція корисна для різних тренінгів, майстер-класів, семінарів.
• для більшого інтерактиву можна влаштовувати між групами якісь міні-змагання під час перерв, онлайн-голосування тощо.                                                                                                                    

5. Контент. Без цього перші 4 пункти абсолютно не мають сенсу

Програма онлайн-заходу, його «начинка», як і в оффлайн, залишаються головною складовою. Хоча і тут є ряд трансформацій, на які варто звернути увагу. Не можу стверджувати, але мені здається, що тривалість виступів онлайн потрібно скорочувати в порівнянні з оффлайн. Це пов’язано з тим, що без динаміки (коли спікер, наприклад, ходить по сцені) утримувати увагу складніше. Онлайн виступ, навіть з яскраво вираженою жестикуляцією – це все-таки більше статичний виступ, на мій погляд.

Рішення: можна додати динаміки за допомогою моушн-дизайну або доповненої реальності (в теорії, поки що не використовували).

Як ніколи стає важливим питання професіоналізму ведучого (модератора). В онлайн-форматі від нього залежить набагато більше, ніж в традиційних заходах, тому що це фактично єдина людина, яка керує всім, що відбувається і якого бачать / чують всі учасники процесу.

Замість підсумків. Онлайн-заходи – це чудовий формат, який, думаю, себе ще покаже і приховує в собі багато цікавого і незвіданого. З того, що ми повинні отримати «на виході» – це більше схоже на телевізійне шоу, ніж на простенькі скайп- або zoom- call. Розвиток – це коли в результаті ми отримуємо більш якісний продукт, а не скочуємося в «і так зійде».

Автор: Анастасія Полінкова