Досвідченні інвентори знають: великий захід – це маленьке життя. Проте, маючи ряд практичних навичок та спеціальних знань, потрібного WOW-ефекту можна досягнути і з обмеженим бюджетом.
Так, імпровізуючи з концепцією, підбираючи локацію з розумом, а не за принципом «о, класні шпалери!», правильно визначивши декор та освітлення, можно добряче зекономити. Пропонуємо 5 діючих рекомендацій, які можуть уберегти вас від непотрібних витрат.
1. Станьте на 5 хвилин Олею Фреймут. Проаналізуйте потенційну локацію для вашого івенту з такою ж ретельністю, як це робить «Ревізор». Одразу виявіть всі плюси, а головне – мінуси приміщення. Чи входить у вартість обладнання? Чи враховано клінінг? Уважно огляньте меблі, щоб не довелось напередодні брати в оренду та нести додаткові витрати. Окрему увагу приділіть санвузлам. Погодьтесь, кава-паузу краще використати для споживання смачних напоїв, ніж на забіги в пошуку туалетного паперу… Пам’ятайте: чим ретельніше ви будете оглядати локацію ДО івенту, тим менше неочікуваних витрат у вас виникне ПІД ЧАС.
2. Дійте на випередження. Організація заходу – це як будівництво будинку. Тут будь-яка затримка – привід розкошелитись. Інша справа, коли ви запустили основні процеси завчасно і все, що залишається – тримати руку на пульсі. І як у випадку з будинком – починайте з фундаменту: ЦА, формат, концепція, локації. Тільки після цього можна переходити до деталей: вибору смаколиків на каво-брейки, кольору стрічок та іншим приємностям. І так – правильно обирайте «прораба» вашого івенту.
3. Категоричне «Так!» крос-комунікації. Спробуйте організувати взаємодію ваших підрядників. На початковому етапі планування, зберіть ваших «ельфів» на чаювання чи відеоконференцію та дозвольте їм законектитись. Ви здивуєтесь наскільки звільняться ваші руки та полегшаться думки.
4. Ставка на перспективу. Купуйте матеріали, якими можна буде скористатись на наступних заходах. Адаптуйте зону сцени, лайн-зони, вхідну групу елементами, які замінюються
5. Допомога профі. Будьте обачні. Якщо рівень сумнівів у власних силах складає хоча ю 1% зі 100 – довіртесь професіоналам. Досвідченні івентори порадять формат, який підходить для вашої цільової аудиторії, допоможуть оптимізувати бюджет та врахувати безліч деталей про які ви навіть не здогадуєтесь.
