Почнемо з того, що професійний організатор цього не допустить. Якщо ж ви поки не впевнені, що можете дотримуватися його бездоганно, то ось вам кілька порад:
1. Модератор.
Цю людину ви повинні підбирати майже так само скрупульозно, як свою другу половинку. Адже захід – це маленьке життя і вам з цією людиною його потрібно прожити. Все. Про вимоги до модератора ми поговоримо окремо (дуже велика тема), але тут залишимо ключові: він повинен бути «в темі», бути нейтральним по відношенню до різних точок зору і бути досить впевненим в собі, щоб зупиняти або підганяти спікерів, коли останні починають «борознити простори космосу».
2. Таймер.
До божевілля простий інструмент, про який багато хто чомусь забуває. Перед спікером ставиться екран, на якому таймер відраховує час до завершення виступу. Якщо ж спікер все одно захопився – дивимося пункт 1.
3. Інструктаж.
Перед заходом бажано провести так званий speaker`s dinner – робоча зустріч, на якій спікери і модератор знайомляться і виробляють спільну стратегію на майбутній захід. Складають план, а також основні принципи роботи і взаємодії на івент.
Поважайте ваших гостей і їх час: якщо закінчення заходу (або окремого виступу, сесії) призначено на певний час – намагайтеся слідувати йому. Якщо ж ви все-таки розумієте, що вибиваєтесь з таймінгу, повідомте про це гостям, наприклад, в додатку заходу або виведіть повідомлення на додаткові екрани в фойє. Головне, щоб гості були в курсі і могли планувати свій графік.
