Почему не все то, что онлайн – является мероприятием

Так чего же не хватает?

Существует множество различных программ и платформ, которые технически позволяют провести онлайн-трансляцию, видеоконференцию и т.д., но это лишь одна сторона медали. Техническая. И почему-то большинство на ней и останавливаются. Да, согласна, для внутренних встреч или совещаний этого вполне может быть достаточно. И zoom, и hangouts (как и многие другие) для этого отлично подходят. Но если мы говорим о полноценном формате онлайн-мероприятий, то необходимо помнить о всех составляющих.

1. Визуальная. Первая, и на мой взгляд, самая очевидная.

• Камера. У всех разное оборудование – лептопы, планшеты, смартфоны; веб-камеры с разным разрешением и соответственно – качеством изображения, поэтому крайне сложно добиться качественного видеоряда от всех спикеров. В принципе, это же касается и звука (его уровня, шумов и проч.).
• Свет. «Нет повести печальнее на свете, чем повесть о … неправильном свете» – как-то так я бы перефразировала классика.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Наверняка, вы замечали (женщины так точно), что в одних примерочных в магазинах вы кажетесь толще что бы ни одели, в других – хоть мешок одень – все равно богиня, в третьих – цвет кожи напоминает о существовании 50-ти оттенков серого, в четвертых – вы излучаете свежесть и здоровье. Все это делает освещение. И онлайн-выступления не исключение. Для видеотрансляции важно правильно установить свет, чтобы у спикера не было лишних мешков под глазами, лысина не давала бликов в камеру или у вас случайно не образовался нимб над головой.
• Фон. Да, порой интересно взглянуть на человека в его «естественной среде обитания» – в домашней обстановке, но, поверьте, на второй-третий раз открывающиеся двери за спиной спикера или его домочадцы на заднем фоне начинают раздражать. И даже если у вас с нервами получше, чем у меня, то, как минимум, это все очень отвлекает внимание от главного – темы выступления. А если у вас несколько спикеров (и тем более – когда их несколько десятков)? Эта «неоднородность фона» вообще убивает идею целостного восприятия мероприятия, как продукта.

          Решение:

• Арендуйте небольшое помещение, которое станет вам студией (или же организуйте ее прямо в офисе). Установите там необходимый фон (или брендволл), выставите свет, настройте камеру (или камеры, если нужно несколько ракурсов) и микрофоны. Обязательно проверьте изображение «на выходе». Для особо продвинутых – можно еще пригласить визажиста (гримёра), стилиста, психолога … и всех, кого посчитаете нужным (или на что хватит бюджета).
• Спикеров по очереди пригласите для выступления. В случае, если необходимо обсуждение – формат панельной дискуссии, то точно также в этом помещении можно установить несколько комплектов оборудования с одинаковой мебелью для выступающих (на безопасном расстоянии друг от друга во время карантина или в после-карантинное время – усадить всех за одним столом).
• Предусмотрите отдельное помещение, где спикер может готовиться, не мешая тем, кто уже выступает.
• Если часть спикеров все-таки не может присутствовать, отправьте им заранее комплект оборудования (веб-камеру с высоким разрешением, микрофон, кольцевую лампу на стойке) + инструкции, как это все установить. И снова – обязательно протестируйте все «до», чтобы не было стыдно «во время» и мучительно больно «после».
• Если нет возможности отправить комплект оборудования (например, перекрыты все границы, не успеваете с логистикой, спикер на другом континенте) – предоставьте спикеру четкие инструкции с техническими характеристиками и детальным описанием того, что нужно для трансляции. Это не гарантирует, что он выполнит их в точности, но повышает ваши шансы на получение схожей картинки, с той, что вы запланировали.
• Полноценное онлайн-мероприятие должно предусматривать синхронный перевод, если оно международное и рассчитано на участников с разных стран. Сейчас наши партнеры тестируют формат онлайн-мероприятия, в котором 3 рабочих языка и в каждую страну к видео ряду идет именно тот язык в аудио, который соответствует национальному языку страны.  Я к тому, что не бойтесь многоязычности и не ограничивайтесь одни-двумя языками, делайте мероприятия максимально удобными для ваших участников.

2. Назову эту составляющую Психологической.

Как известно с офлайн мероприятий, не все эксперты являются хорошими спикерами. Точно так же не все профессиональные спикеры публичных мероприятий обладают хорошими навыками выступлений на камеру. Даже спикеры с многолетним опытом и богатым бэкграундом, которые зажигают стадионы, не всегда могут выступать, не видя реакцию аудитории и не чувствуя отдачу.

Решение: проведите небольшой тренинг для спикеров, в ходе которого объясните, чем отличается работа на камеру от работы с аудиторией, какие есть особенности. Что нужно учитывать с психологической точки зрения, чтобы и самому не теряться и «качать зал». Это не так сильно отразиться на бюджете мероприятия, но в разы повысить качество и уровень выступлений.

3. Имиджевая или репутационная составляющая.

Большинство мероприятий в B2B-сегменте – это маркетинговые или PR-инструменты. Следовательно никто не отменял спонсорское участие, повышение узнаваемости бренда, увеличение продаж и т.д. Переходя в онлайн формат, мы теряем целый ряд промо-опций и возможностей. С другой стороны, цифровой формат открывает нам новый мир медиа-возможностей.

Решение: замените в своих спонсорских пакетах все офлайновые опции на возможности онлайн. Вы можете брендировать ваш визуальный контент, «продавать» отдельные блоки и брендировать их атрибутикой спонсора, делать различные подводки, титры и т.д. Мне кажется, тут благодатное поле для экспериментов. А подсмотреть для начала я бы советовала у телевизионщиков 😉

4. А как же быть с Нетворкингом?

Для многих участников это самое ценное в деловых мероприятиях. Возможность наладить контакты, пообщаться с коллегами и потенциальными клиентами, обсудить с экспертами существующие проблемы в неформальной обстановке.

Решение: скажу сразу – однозначного решение здесь нет. Как любит повторять мой коллега, мы социальные животные и нам нужны другие люди. Ни один мессенджер или видеокамера даже самого высокого разрешения не передаст тепла другого человека, не создаст «интимности» момента, когда (деловые) отношения начинают зарождаться.

Тем не менее, сугубо технически эту функцию реализовать можно несколькими способами:

• уже всем привычные чаты с возможностью комментировать под видео.
• возможность для модератора включать того или иного участника с видео-вопросом в общий видео-поток. Это позволит еще и повысить вовлеченность участников в процесс.
• возможность создавать отдельные закрытые чаты по конкретным вопросам/отраслям (или любому другому принципу), где участники могли бы знакомиться и обсуждать актуальные вопросы.
• создавать группы, в которые участников добавлять случайным образом на определенное время, чтобы перезнакомить между собой. Такой себе speed dating.
• в некоторых программах (например, zoom) есть возможность разделать участников на отдельные группы для выполнения практичных заданий. Эта опция полезна для различных тренингов, мастер-классов, семинаров.
• для большего интерактива можно устраивать между группами какие-то мини-соревнования во время перерывов, онлайн-голосования и т.д.                                                                                                                                

5. Контент. Без этого первые 4 пункта абсолютно бесполезны.

Программа онлайн-мероприятия, его «начинка», как и в оффлайн, по-прежнему остаются главной составляющей. Хотя и здесь есть ряд трансформаций, на которые стоит обратить внимание. Не могу утверждать, но мне кажется, что длительность выступлений онлайн нужно сокращать в сравнении с оффлайн. Это связано с тем, что без динамики (когда спикер, например, ходит по сцене) удерживать внимание сложнее. Онлайн выступление, даже с ярко выраженной жестикуляцией – это все-таки больше статичное выступление, на мой взгляд.

Решение: можно добавить динамики с помощью моушин-дизайна или дополненной реальности (в теории, пока не пробовали).

Как никогда становится важным вопрос профессионализма ведущего (модератора). В онлайн-формате от него зависит гораздо больше, чем в традиционных мероприятиях, т.к. это фактически единственные человек, который управляет всем происходящим и которого видят/слышат все участники процесса.

Вместо итогов. Онлайн-мероприятия – это отличный формат, который, думаю, себя еще покажет и таит себе много интересного и неизведанного. По тому, что мы должны получить «на выходе» — это больше похоже на телевизионное шоу, чем на простенькие скайп- или zoom- call. Развитие – это когда в итоге мы получаем более качественный продукт, а не скатываемся в «и так сойдет».

Автор: Анастасия Полинкова