Заказать проект

Главная / Блог / Конференц-сервис: лучшая импровизация та, которая хорошо спланированная

Конференц-сервис: лучшая импровизация та, которая хорошо спланированная

Блог | 13 Ноября 2019

Как сказал соучредитель Twitter — Джек Дорси: «Доводите каждую деталь до совершенства, а затем доводите до совершенства каждую из этих деталей». И, черт побери, как близко такой подход перекликается с конференц-сервисом! Ведь заказ зала и кейтеринга — это лишь малая часть айсберга, за которым кроется миллион деталей. Именно от них зависит успех или … провал вашего бизнес-мероприятия.

Поэтому рассмотрим подробнее ключевые моменты:

Встреча гостей. Пройдите собственными ногами (или хотя бы мысленно) маршрут, который будет преодолевать участник от входа в здание в зал проведения. Понятен ли он? Есть ли на входе вывеска (стенд или любой другой вид рекламного носителя), который бы сообщал гостям, что они именно там, где должны быть? На каждом ли повороте и перекрестке маршрута есть указатели куда свернуть, чтобы ни лошади не потерять, ни головы не лишиться?

Регистрация. Этот этап овеянный мифами и легендами. Преимущественно в стиле хоррор. Если вы не сторонник подобного жанра собственных ивентов, советуем запомнить одно слово — скорость. Главная задача любой регистрации (ну, кроме очевидное — отметить человека в списке) — сделать это быстро. Здесь стоит тщательно продумать количество персонала и зоны ответственности каждого. Выбрать оптимальный механизм регистрации: отметили в списке — выдали материалы — направили в зал. А может: отметили в списке — получили подпись от участника — напечатали бейдж — провели анкетирование … Или же просто сканером считали QR-код?

Раздаточные материалы. Пакеты, папки, сумки и т.д. следует укомплектовать заранее. Как правило, в канун мероприятия. Не делайте это утром перед началом ивента и тем более — на глазах у гостей. Исключение — бейджи. Если механизмом регистрации предусмотрено печать бейджей именно во время регистрации, тогда ок — это допустимо. В таком случае помните, что сами бейджи (заготовки или как их еще называют — болванки) печатаются заранее, а на самом мероприятии только вписываем в них имя.

Кейтеринг. Об этом можно говорить почти так бесконечно долго, как наблюдать, когда работают другие, однако остановимся лишь на одном пункте. Учитывайте религиозные и философские взгляды участников: одни не употребляют свинину, другие — веганы, третьи — сыроеды, четвертые — на посту и т.д. Если питание не предусматривает индивидуальных меню, озвучьте гостям какой именно будет кухня и укажите возможность приобретения блюд по желанию в ресторане.

Комфорт и безопасность. Температура помещения должна быть не слишком высокой, но и не морозной. Следует учитывать, что присутствие 100 и более человек одновременно в зале — повышает температуру воздуха даже без добавления ее в термостате. Поэтому если в начале мероприятия несколько прохладно, имейте в виду, что за 15-20 минут может стать «горячее». А если у вас воспалительные спикеры, может быть и раньше 🙂

Пространства должно быть достаточно, но не устрашающе пусто. Если предполагаются длительные лекции — кресла должны быть удобными. В случае, когда участникам придется много писать — выбирайте рассадку со столами. Обязательно проверьте наличие исправной пожарной сигнализации, пути для эвакуации. Охрана помещения, особенно во время закрытого ивента — must have.

Логистика. Если на мероприятие приглашены международные участники или гости из других городов — учтите время их прибытия и вид транспорта. Например, если часть гостей приезжает поездом в 7 утра, велика вероятность, что они будут уже в 8 на вашей локации (даже если официальное начало в 10.00). Следует предусмотреть место, где люди могут подождать открытия и принарядиться с дороги. В противном случае — не завидую вашим работникам, которые первыми будут встречать гостей, продержанных на улице 2 часа на морозе. Если мероприятие предусматривает групповые трансферы или разработку индивидуальных логистических карт, здесь необходимо учитывать время и место прибытия абсолютно всех участников. Сделать индивидуальную памятку каждому из них с указанием персонального маршрута и контактом человека, который отвечает за его логистику (или водителем, если закрепляется персональный).

И главный секрет профессионального конференц-менеджмента кроется в том, чтобы все вышеперечисленные процессы были взаимосогласованны и работали как отточенный механизм швейцарских часов. А это уже задача конференц-менеджера.

Будьте профессионалами сами и позвольте профессионалам позаботиться о вашем мероприятие!

Подписаться на рассылку



Предыдущая