Як сказав співзасновник Twitter – Джек Дорсі: «Доводьте кожну деталь до досконалості, а потім доводьте до досконалості кожну з цих деталей». І, чорт забирай, як близько такий підхід перегукується з конференц-сервісом! Адже замовлення залу та кейтерингу – це лише мала частина айсбергу, за яким криється мільйон деталей. Саме від них залежить успіх чи… провал вашого бізнес-заходу.
Тож розглянемо детальніше ключові моменти:
Зустріч гостей. Пройдіть власними ногами (або хоча б подумки) маршрут, який долатиме учасник від входу в будівлю до зали проведення. Чи зрозумілій він? Чи є на вході вивіска (стенд чи будь-який інший вид рекламного носія), який би сповіщав гостей, що вони саме там, де мають бути? Чи на кожному повороті та перехресті вашого маршруту є вказівники куди звернути, щоб ні коня не втратити, ані голови не лишитись?
Реєстрація. Цей етап овіяний міфами та легендами. Переважно в стилі хоррор. Якщо ви не прихильник подібного жанру власних івентів, радимо запам’ятати одне слово – швидкість. Головна задача будь-якої реєстрації (ну, окрім найочевиднішої – відмітити людину в списку) – зробити це швидко. Тут варто ретельно продумати кількість персоналу та зони відповідальності кожного. Обрати оптимальний механізм реєстрації: відмітили в списку – видали матеріали – направили в зал. Чи, можливо: відмітили в списку – отримали підпис від учасника – надрукували бейдж – провели анкетування… Або ж просто сканером зчитали QR-код?
Роздаткові матеріали. Пакети, папки, сумки, тощо слід укомплектувати заздалегідь. Як правило, в переддень заходу. Не робіть це вранці перед початком івенту і тим більше – на очах у гостей. Виключення – бейджі. Якщо механізмом реєстрації передбачено друк бейджів саме під час реєстрації, тоді ок – це допустимо. В такому випадку пам’ятайте, що самі бейджі (заготовки або як їх ще називають – болванки) друкуються завчасно, а на самому заході тільки вписуємо в них ім’я.
Кейтеринг. Про це можна говорити майже так безкінечно довго, як спостерігати, коли працюють інші, проте зупинимось лише на одному пункті. Зважайте на релігійні та філософські погляди учасників: одні не вживають свинину, інші – вегани, треті – сироїди, четверті – на посту і т.д. Якщо харчування не передбачає індивідуальних меню, озвучте гостям якою саме буде кухня та зазначте можливість придбання страв за бажанням у ресторані.
Комфорт та безпека. Температура приміщення має бути не надто високою, проте й не морозною. Варто враховувати, що присутність 100 та більше людей одночасно в залі – підвищує температуру повітря навіть без додавання її на термостаті. Тому якщо на початку заходу дещо прохолодно, майте на увазі, що за 15-20 хвилин може стати «гаряче». А якщо у вас запальні спікери, то, можливо і раніше 🙂
Простору має бути достатньо, але не страхітливо порожньо. Якщо передбачаються довготривалі лекції – крісла мають бути зручними. У разі, коли учасникам доведеться багато писати – обирайте розсадку зі столами. Обов’язково перевірте наявність справної пожежної сигналізації, шляхи для евакуації. Охорона приміщення, особливо під час закритого івенту – must have.
Логістика. Якщо на захід запрошено міжнародних учасникі чи гостей з інших міст – врахуйте час їх прибуття та вид транспорту. Наприклад, якщо частина гостей приїжджає потягом о 7-й ранку, велика ймовірність, що вони будуть вже о 8-й на вашій локації (навіть, якщо офіційний початок о 10.00). Варто передбачити місце, де люди можуть зачекати відкриття та причепуритись з дороги. В іншому випадку – не заздримо вашим працівникам, які першими будуть зустрічати гостей, протриманих на вулиці 2 годині на морозі. Якщо захід передбачає групові трансфери або ж розробку індивідуальних логістичних карт, тут необхідно враховувати час та місце прибуття абсолютно всіх учасників. Зробити індивідуальну пам’ятку кожному з них із зазначенням персонального маршруту та контактом людини, яка відповідає за його логістику (або водієм, якщо закріплюється персональний).
І головний секрет професійного конференц-менеджменту криється в тому, щоб всі вище перелічені процеси були взаємоузгоджені та працювали як відточений механізм швейцарського годинника. А це вже задача конференц-менеджера.
Будьте професіоналами самі і дозвольте професіоналам подбати про ваш захід!
